SỔ TAY QUẢN TRỊ WEBSITE BỎ TÚI
Cẩm nang chuẩn hóa quy trình tác nghiệp, phím tắt & tiêu chuẩn kỹ thuật (Dành cho Thầy/Cô BTV & QTV)
TRANG 1 / 2
Phiên bản: v2.4 (10/2026)
I. Ba Cấu trúc Nội dung Cốt lõi (Bắt buộc phân biệt)
1. Trang con (Page)
Cố địnhNội dung thông tin tĩnh, bền vững: Giới thiệu, Cơ cấu tổ chức, Chương trình đào tạo, Phòng thí nghiệm.
Thao tác: Dựng khối mẫu (Blocks) → Đặt URL thân thiện → Công bố → Gắn vào Menu.
2. Tin tức / PDF (Post)
Biến độngDòng sự kiện cập nhật liên tục: Hoạt động trường, Thông báo học vụ, Quyết định, Biểu mẫu PDF.
Thao tác: Soạn thảo WYSIWYG → Chọn Chuyên mục → Ảnh bìa 16:9 → Đính kèm PDF → Duyệt.
3. Menu điều hướng
Dẫn đườngKhung xương dẫn lối người dùng: Mega Menu đầu trang (tối đa 3 cấp) và Khối liên kết chân trang (Footer).
Thao tác: Quản trị Menu → Kéo thả thứ tự → Gán URL đích → Lưu và xóa cache.
II. Sơ đồ 3 Luồng Tác vụ Nghiệp vụ Trọng tâm
Luồng A: Quản trị & Tạo Trang con mới (Page Builder)Quyền hạn: Unit Admin / BTV ủy quyền
1. Chọn mẫu trang
2. Nhập khối nội dung
3. Đặt URL chuẩn SEO
4. Xuất bản trang
5. Gắn vào Menu
Luồng B: Đăng Tin tức, Sự kiện & Văn bản Biểu mẫu PDF (Post Publishing)Quy trình: Biên tập viên soạn → Lãnh đạo thẩm định xuất bản
1. Soạn tiêu đề & bài
2. Gán Chuyên mục
3. Đặt ảnh bìa 16:9
4. Đính kèm PDF
5. Duyệt & Đăng tải
Luồng C: Cấu hình Menu Đầu trang & Chân trang (Mega Menu & Footer)Quyền hạn: Unit Admin đơn vị
1. Quản trị Menu
2. Chọn Mega/Footer
3. Thêm mục & Gán URL
4. Lưu cấu hình
5. Thử tab ẩn danh
III. Bảng Phím tắt & Thông số Kỹ thuật Chuẩn hóa
Phím tắt thao tác nhanh (Windows / Mac)
| Ctrl / Cmd + K | Tìm kiếm nhanh toàn bộ tài liệu & thuật ngữ cổng |
| Shift + Enter | Xuống dòng đơn (không tạo khoảng cách đoạn xa) |
| Ctrl / Cmd + B, I, U | Định dạng nhanh: Đậm, Nghiêng, Gạch chân văn bản |
| Ctrl / Cmd + Z, Y | Hoàn tác (Undo) hoặc Làm lại (Redo) khi soạn bài |
| Ctrl + Shift + R | Xóa bộ nhớ đệm (Hard Refresh) khi trang chưa cập nhật |
Thông số vàng vận hành (Kích thước & Chuẩn file)
| Banner Trang chủ (2.4:1) | 2400 × 1000 px (Vùng an toàn chữ 1200 × 460 px) |
| Ảnh bìa & Video (16:9) | 1920 × 1080 px (Vùng an toàn chữ 1280 × 580 px) |
| Banner Mobile (3:4) | 1080 × 1440 px (Vùng an toàn chữ 800 × 640 px) |
| Ảnh chân dung Giảng viên | Tỷ lệ 3:4 (600 × 800 px) hoặc 1:1, < 300 KB |
| Tệp văn bản đính kèm | Định dạng PDF, tên tệp không dấu, < 50 MB / file |
| Đường dẫn trang (URL) | Chữ thường không dấu, dùng gạch nối /gioi-thieu |
| Cơ chế lưu nháp | Hệ thống Auto-save tự động lưu mỗi 30 giây một lần |
CHECKLIST XUẤT BẢN & XỬ LÝ SỰ CỐ
Kiểm soát chất lượng thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân & tra cứu nhanh 7 tình huống thường gặp
TRANG 2 / 2
Phiên bản: v2.4 (10/2026)
IV. Checklist 7 Điểm Vàng Kiểm Soát Trước Khi Xuất Bản
1. Tiêu đề & Trích yếu súc tích: Viết hoa đúng chính tả tiếng Việt; trích yếu tóm lược nội dung trong 1-2 câu ngắn, không để trống.
2. Đã gán đúng Chuyên mục: Bài viết bắt buộc chọn ít nhất 1 chuyên mục chính để hiển thị đúng khu vực (Tin tức, Học vụ, Nghiên cứu).
3. Ảnh bìa đại diện chuẩn 16:9: Kích thước chuẩn 1200x675px, chủ thể nằm ở trung tâm (Safe Zone), không bị méo tỷ lệ hay vỡ hạt.
4. Tệp PDF đính kèm & Quyền xem: Mở xem bình thường, dung lượng < 50MB, quyền truy cập đã mở công khai cho người học tải về.
5. Kiểm tra liên kết điều hướng: Không chứa liên kết hỏng (404); các link ra ngoài trường (Bộ GD&ĐT, Báo chí) mở trong tab mới.
6. Tối ưu SEO & Hiển thị Di động: Đã nhập thẻ Meta Description ngắn gọn (< 160 ký tự); kiểm tra xem thử (Preview) ngay ngắn trên điện thoại.
7. Bảo vệ dữ liệu cá nhân & Quy chế phát ngôn (Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15): Tuyệt đối không đăng tải công khai số CCCD, tài khoản ngân hàng, thông tin gia cảnh nhạy cảm; toàn bộ nội dung tuân thủ nghiêm ngặt quy chế phát ngôn của Nhà trường.
V. Bảng Tra cứu Xử lý Nhanh 7 Sự cố Thường gặp (Trong 30 giây)
| Tình huống sự cố | Nguyên nhân cốt lõi | Cách xử lý dứt điểm trong 30 giây |
|---|---|---|
| 1. Bài đăng xong không thấy trang chủ | Chưa gán chuyên mục hoặc dính cache | Vào bài tick chọn chuyên mục trang chủ; nhấn Ctrl + Shift + R để tải lại. |
| 2. Sinh viên không tải được file PDF | Quyền truy cập file bị khóa nội bộ | Mở kho lưu trữ, chuyển quyền chia sẻ sang "Bất kỳ ai có đường liên kết". |
| 3. Nhỡ tay xóa nhầm trang / khối nội dung | Thao tác xóa đè ngoài ý muốn | Vào Cài đặt trang → Lịch sử phiên bản (Version History) → bấm Khôi phục. |
| 4. Nhấp vào Menu báo lỗi 404 | Đường dẫn URL đích sai hoặc thừa dấu cách | Vào Quản trị Menu kiểm tra URL. Chỉ dùng đường dẫn tương đối (VD: /gioi-thieu). |
| 5. Ảnh hiển thị bị mờ nhòe, méo tỷ lệ | Tải ảnh sai tỷ lệ hoặc kích thước nhỏ | Cắt ảnh về đúng tỷ lệ 16:9 (1200 x 675 px) trước khi tải lên; tránh ảnh chụp dọc. |
| 6. Báo lỗi "Không đủ thẩm quyền" | Hết hạn phiên SSO hoặc chưa gán quyền | Đăng xuất và đăng nhập lại bằng email @hcmute.edu.vn; báo Admin kiểm tra. |
| 7. Đang soạn thì tắt trình duyệt / mất mạng | Sự cố kết nối mạng bất ngờ | Hệ thống có Auto-save ngầm. Đăng nhập lại, mở bài viết và nhấn "Khôi phục bản nháp". |
VI. Danh bạ Hỗ trợ Kỹ thuật & Đầu mối Khẩn cấp
Phòng Quản trị thương hiệu & Truyền thông (BMC)
Nhiệm vụ: Duyệt phát ngôn, chuẩn nhận diện thương hiệu & cây menu
Email: bmc@hcmute.edu.vn
Vị trí: Phòng A1-201, Tòa nhà Trung tâm
Trung tâm Thông tin - Máy tính (TTMT)
Nhiệm vụ: Hạ tầng kỹ thuật, tài khoản SSO Trường, quản lý DNS & tên miền
Email: ttmt@hcmute.edu.vn · Site: iic.hcmute.edu.vn
Vị trí: Tầng 3, Tòa nhà Trung tâm
Kênh tiếp nhận Ticket 100%
Truy cập: doc.utehub.vn → Hỗ trợ trực tuyến
Xử lý: Trong vòng 2 - 4 giờ làm việc
Tổng đài Trường: 028.3722.1223