Ban hành văn bản và biểu mẫu hành chính

Chức năng Ban hành văn bản phục vụ việc công khai các văn bản pháp quy, kế hoạch, thông báo và biểu mẫu cho sinh viên, học viên và viên chức tra cứu, tải về sử dụng.

---

Tác vụ 1: Ban hành văn bản mới kèm tệp PDF toàn vănCopy Anchor Link

Mục đíchCopy Anchor Link

Công bố các quyết định, quy chế, kế hoạch công tác chính thức của đơn vị kèm tệp văn bản gốc định dạng PDF.

Các bước thực hiệnCopy Anchor Link

1. Mở biểu mẫu ban hành:
   • Tại menu trái, Thầy/Cô chọn Quản lý nội dung → chọn Văn bản và bài viết.
   • Bấm nút Ban hành văn bản ở hàng trên cùng.
2. Điền thông tin pháp lý của văn bản:
   • Trích yếu (*): Nhập nội dung tóm tắt của văn bản (ví dụ: Quy định chuẩn đầu ra ngoại ngữ áp dụng từ khóa 2026).
   • Số hiệu văn bản (*): Nhập đúng số ký hiệu ban hành (ví dụ: 125/QĐ-ĐHCNKT).
   • Loại văn bản: Chọn loại tương ứng (Quyết định, Quy định, Thông báo, Kế hoạch...).
   • Ngày ban hành: Chọn đúng ngày ký trên văn bản giấy.
   • Người ký & Chức vụ: Nhập họ tên và chức vụ của người ký văn bản.
3. Đính kèm tệp và thiết lập quyền xem:
   • Tại mục Tệp văn bản PDF toàn văn, Thầy/Cô bấm nút Tải lên tệp PDF từ máy tính.
   • Quyền xem (*): Chọn mức Công khai để người đọc bên ngoài có thể tải về mà không cần tài khoản nội bộ.
4. Phê duyệt và công bố:
   • Bấm Xem trước để rà soát lại thông tin hiển thị.
   • Bấm Lưu nếu muốn giữ bản nháp, hoặc bấm Lưu & Hiện ngay để xuất bản lên website.

Kết quảCopy Anchor Link

Văn bản hiển thị trang trọng trên chuyên mục văn bản của đơn vị kèm theo biểu tượng định dạng PDF, kích thước tệp và nút tải về trực tiếp.

Lưu ý nếu cóCopy Anchor Link

• Kiểm tra tệp PDF: Trước khi tải lên, Thầy/Cô nên mở kiểm tra xem tệp PDF có bị lỗi font chữ Tiếng Việt hoặc thiếu trang hay không.

---

Tác vụ 2: Đăng tải biểu mẫu hành chính cho người học tải vềCopy Anchor Link

Mục đíchCopy Anchor Link

Cung cấp các mẫu đơn đề nghị, phiếu đăng ký hoặc phụ lục định dạng Word (.docx) hoặc PDF để sinh viên thuận tiện in ấn và điền thông tin.

Các bước thực hiệnCopy Anchor Link

1. Tại màn hình Văn bản và bài viết, Thầy/Cô bấm Ban hành văn bản.
2. Tại mục Loại văn bản, chọn giá trị là Biểu mẫu.
3. Nhập Trích yếu rõ ràng (ví dụ: Đơn xin hoãn thi kết thúc học phần).
4. Tải tệp biểu mẫu lên tại ô đính kèm.
5. Tại mục Chuyên mục, chọn đúng nhánh Biểu mẫu - Hướng dẫn.
6. Bấm Lưu & Hiện ngay.

Kết quảCopy Anchor Link

Biểu mẫu được tự động gom vào khu vực thủ tục hành chính, sinh viên nhấp vào là tải ngay về máy tính hoặc điện thoại.

Lưu ý nếu cóCopy Anchor Link

• Đặt tên tệp không dấu: Thầy/Cô nên đặt tên tệp đính kèm không dấu, cách nhau bằng dấu gạch ngang (ví dụ: mau-don-xin-hoan-thi.docx) để hạn chế lỗi khi sinh viên tải bằng điện thoại.

---

🔒 Quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân (Tuân thủ Luật số 91/2025/QH15)Copy Anchor Link

Khi công khai các danh sách xét cấp học bổng, kết quả xét tuyển, danh sách sinh viên khen thưởng hoặc thông báo học vụ, Thầy/Cô cần tuân thủ nghiêm ngặt Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15:

• Tuyệt đối KHÔNG công khai các thông tin cá nhân nhạy cảm:
  1. Số Căn cước công dân (CCCD / CMND / Hộ chiếu).
  2. Số tài khoản ngân hàng cá nhân.
  3. Số điện thoại riêng và địa chỉ nhà ở chi tiết.
  4. Thông tin bệnh án, sức khỏe hoặc hoàn cảnh gia đình riêng tư.
• Quy chuẩn thông tin danh sách khi công bố công khai:
  • Chỉ hiển thị 3 thông tin cơ bản: Mã số sinh viên (MSSV), Họ và tên, Lớp sinh hoạt / Ngành đào tạo.
  • Cột ngày sinh: Chỉ nên ghi năm sinh hoặc che bớt ngày tháng (ví dụ: **/**/2004).
• Mẹo che dữ liệu an toàn: Hãy xóa hẳn cột dữ liệu nhạy cảm trong bảng tính Excel trước khi xuất sang tệp PDF. Tuyệt đối không chỉ tô màu nền đen (Fill Black) trong Word/Excel vì người xem tệp PDF vẫn có thể dùng chuột bôi đen sao chép được chữ bên dưới.

---

⚠️ Các tình huống thường gặp và cách xử lýCopy Anchor Link

Tình huống 1: Sinh viên phản hồi không thể tải được tệp PDF đính kèm?Copy Anchor Link

• Nguyên nhân: Khi ban hành văn bản, ô Quyền xem vô tình bị chọn là "Nội bộ" nên chỉ tài khoản có đăng nhập mới xem được.
• Cách xử lý: Mở lại văn bản, chuyển tùy chọn quyền xem sang Công khai và bấm Lưu thay đổi.

Tình huống 2: Tệp PDF báo dung lượng quá lớn không tải lên được?Copy Anchor Link

• Cách xử lý: Hệ thống khuyến nghị tệp PDF dưới 20MB. Nếu tệp quá nặng do chứa nhiều trang scan màu, Thầy/Cô hãy nén nhẹ tệp PDF bằng công cụ nén trực tuyến hoặc tách riêng phần thông báo chính và các phụ lục thành các tệp nhỏ hơn.